Suivi des commandes artisan : ne plus rien oublier, ne plus rien perdre de vue
Je n'ai jamais complètement oublié une commande. Mais j'ai souvent failli. Le genre de situation où vous tombez sur une fiche prise en note trois semaines avant, avec juste « Mme Legrand — plaque porte — 15 » griffonné dessus, et vous ne savez plus si c'est le 15 du mois dernier ou du mois prochain, ni si elle a déjà payé l'acompte ou pas.
Gérer des commandes en parallèle quand on est seul, c'est une des parties les plus stressantes du métier artisan. Pas la partie créative — la partie administrative. Le module Projets de JDB Galaxy est construit pour absorber ce stress.
Une fiche par commande, et une seule
Le principe du module Projets est simple : chaque commande a une fiche unique qui centralise toutes les informations qui la concernent. Pas de post-its, pas de carnets différents, pas de mails à chercher.
Une fiche projet contient : le nom et les coordonnées du client (liés au carnet Clients), la désignation de la commande, le statut (En attente, En cours, Prêt, Livré, Annulé), la date de prise en charge, la date de livraison prévue, le montant, et un champ de notes libres pour tout ce qui ne rentre pas dans les cases.
Ce champ de notes libres est plus important qu'il n'y paraît. C'est là que vous écrivez les consignes spécifiques (« grave avec accent sur le E majuscule, vérification confirmée par mail »), les choix du client (« préfère finition mate, pas brillante »), les problèmes rencontrés (« première gravure ratée, matière réutilisée »). Ces notes sont consultables à tout moment, y compris le jour de la livraison quand le client pose des questions.
Un client me contacte pour savoir où en est sa commande. Avant JDB Galaxy, je cherchais dans mes mails, dans mon carnet, dans ma mémoire. Maintenant, je cherche son nom dans l'app. Sa fiche s'ouvre. Je vois : commande du 12 juin, en cours, livraison prévue le 28. J'ai noté « attendre validation maquette par mail ». Je réponds en 30 secondes, avec les bons détails.
Les statuts : savoir où on en est d'un coup d'œil
Chaque fiche projet a un statut qui reflète l'état réel de la commande. Dans JDB Galaxy, les statuts disponibles sont : Devis (avant acceptation), En attente (acceptée mais pas démarrée), En cours (production en route), Prêt à livrer (fini, en attente de récupération ou d'expédition), Livré, Annulé.
Ces statuts sont visibles directement depuis la liste des projets — pas besoin d'ouvrir chaque fiche pour savoir où en est chaque commande. La liste se filtre par statut : « montre-moi toutes les commandes En cours » ou « toutes les commandes Prêtes à livrer ». En quelques secondes, vous avez une vision de l'état de votre atelier.
Le Pilotage reprend ces statuts pour ses alertes et sa vue semaine. Un projet qui passe à « En retard » (date de livraison dépassée et statut pas encore « Livré ») remonte automatiquement dans les alertes.
Les tags : organiser par type, par urgence, par client
En plus du statut, chaque projet peut recevoir des tags libres. Les tags sont des étiquettes que vous définissez vous-même : « URGENT », « Gravure laser », « Impression 3D », « Client VIP », « Salon professionnel », « Cadeau personnalisé »…
Ces tags permettent de filtrer et regrouper vos commandes selon vos propres critères, qui ne sont pas forcément les mêmes que d'un atelier à l'autre. Un artisan potier n'a pas les mêmes catégories qu'un graveur laser ou qu'un créateur de bijoux. Le système de tags laisse chacun organiser sa liste à sa manière.
Créez un tag « À vérifier avec client » que vous posez sur toutes les commandes en attente d'une décision ou validation du client. Au lieu de chercher dans vos mails « à qui est-ce que j'attends une réponse ? », il vous suffit de filtrer sur ce tag dans le module Projets.
Le lien avec le devis et la facture
Quand un projet est créé depuis un devis (via le module Devis/Factures), il hérite automatiquement des informations du devis : client, articles, montant, conditions. Le lien entre le devis et le projet reste actif : vous pouvez accéder au devis original depuis la fiche projet et créer la facture finale depuis le projet une fois la commande terminée.
Ce flux devis → projet → facture évite les ressaisies et garantit la cohérence entre les documents. Le client qui a commandé une « plaque 20×30 en alu anodisé gravé, finition mate » reçoit bien une facture qui mentionne exactement ça — pas une description générique qu'on a reformulée à la va-vite.
L'éditeur de notes enrichi
Le champ de notes d'un projet n'est pas un simple champ texte. JDB Galaxy utilise l'éditeur Quill, qui permet d'écrire du texte formaté : titres, listes à puces, texte en gras ou en italique, et même coller des images (captures d'écran de maquettes, photos de référence envoyées par le client).
En pratique, ça change beaucoup de choses. Vous pouvez coller directement dans la fiche projet la photo de référence du client, le bon de commande scanné, ou la maquette approuvée. Tout est au même endroit, sans aller chercher dans vos mails.
L'historique des statuts
Chaque changement de statut est enregistré avec sa date. Vous pouvez voir l'historique complet d'une commande : prise en charge le 3 juin, passée En cours le 5 juin, Prête le 14 juin, Livrée le 17 juin. Cet historique est utile si un client conteste la date de livraison ou si vous avez un litige à documenter.
Module Projets = une fiche par commande avec statuts, tags, notes enrichies (texte + images), lien devis/facture, et historique des changements. Filtrage par statut ou tag. Alimentation automatique du Pilotage pour les alertes de retard. Objectif : ne jamais perdre de vue une commande, même avec 20 en parallèle.
Créez une fiche pour chacune de vos commandes en cours. Renseignez a minima : client, désignation, date de livraison prévue, statut actuel. Ajoutez les notes importantes que vous avez en tête ou dans votre carnet. En 20 minutes, votre atelier est organisé dans l'app.