Devis et factures artisans : du devis accepté à la facture payée, sans ressaisie ni oubli
Il m'a fallu environ 18 mois d'activité pour réaliser que ma gestion de devis et factures était un désastre organisé. Des devis écrits dans Word, sans numéro, sans date de validité. Des factures numérotées à la main, parfois dans le désordre. Et cette facture de novembre — était-ce qu'elle avait été payée ? Je ne savais plus. Je ne retrouvais plus le mail.
Le module Devis et Factures de JDB Galaxy est né de cette frustration. Pas pour faire de la comptabilité — votre comptable ou expert-comptable s'en charge — mais pour que chaque devis envoyé ait un suivi, et que chaque facture émise soit retrouvable, conforme, et clairement marquée « payée » ou « en attente ».
Du devis à la commande : le flux sans friction
Dans JDB Galaxy, un devis se crée en quelques clics depuis le module correspondant. Vous choisissez un client depuis votre carnet (ou vous en créez un nouveau), vous ajoutez les lignes de prestation ou d'article depuis votre catalogue, et l'application calcule les totaux, la TVA (si applicable) et génère un numéro de devis automatique dans la séquence.
Une fois le devis accepté par le client, vous le convertissez en commande d'un clic. La commande crée automatiquement un projet dans le module Projets avec les informations du devis pré-remplies. Pas de ressaisie : le nom du client, les articles, la date de livraison prévue — tout se transfère.
Quand la commande est terminée et livrée, vous transformez la commande en facture d'un clic. La facture reprend toutes les informations de la commande, génère un numéro de facture dans la séquence légale, et vous pouvez l'envoyer en PDF au client ou l'imprimer.
Avant : devis dans Word, mail au client, commande dans mon carnet, facture dans un autre fichier Word, numérotée manuellement. Aujourd'hui : devis dans JDB Galaxy, mail PDF depuis l'app, conversion en projet automatique, facture générée depuis le projet. Aucune ressaisie entre les quatre étapes.
La numérotation automatique et conforme
La loi impose une numérotation des factures chronologique, continue, sans trous et sans doublons. C'est simple en théorie, compliqué en pratique quand on gère ça manuellement entre deux commandes urgentes.
JDB Galaxy gère ça automatiquement. Chaque facture reçoit un numéro selon le format que vous avez configuré dans les Paramètres (ex : FAC-2026-001, FAC-2026-002…). La séquence est continue, sans possibilité de créer deux factures avec le même numéro. Si vous avez besoin d'annuler une facture, l'application génère un avoir avec son propre numéro dans la séquence — pas de suppression, pas de trou dans la numérotation.
Configurez votre format de numérotation en début d'année. La plupart des comptables préfèrent un format incluant l'année (FAC-2026-XXX) pour faciliter le classement. Si vous démarrez JDB Galaxy en cours d'année et que vous avez déjà émis des factures, renseignez le numéro de départ correspondant à la suite de votre numérotation actuelle.
Le suivi des paiements
Pour chaque facture, vous indiquez les conditions de paiement (à réception, 30 jours, 45 jours fin de mois…). L'application calcule automatiquement la date d'échéance et affiche les factures en attente dans le module Pilotage avec un code couleur : vertes si la date n'est pas passée, orange si l'échéance est dans les 7 jours, rouges si c'est dépassé.
Quand un client paie, vous marquez la facture comme payée en un clic avec la date et le mode de règlement. L'historique des paiements est conservé sur chaque facture.
Ce suivi simple permet de voir en un coup d'œil quelles factures sont en attente, lesquelles sont en retard, et d'identifier rapidement les clients qui ont l'habitude de payer tard. Ce n'est pas de la comptabilité — c'est de la gestion.
Les relances
Pour une facture en retard, JDB Galaxy vous permet de générer une lettre de relance en un clic depuis la facture concernée. Le modèle de relance est personnalisable dans les Paramètres (ton courtois, ton ferme, mise en demeure). La relance reprend automatiquement les informations de la facture : numéro, montant, date d'échéance initiale.
Les relances sont une des parties les plus désagréables du métier d'artisan indépendant. Les minimiser grâce à une bonne organisation administrative en amont, et les traiter rapidement quand elles sont nécessaires, c'est crucial pour votre trésorerie.
JDB Galaxy n'est pas un logiciel de comptabilité. Il gère l'émission de documents et le suivi des paiements, mais ne remplace pas votre comptable ni un vrai logiciel comptable. Les données de facturation peuvent être exportées pour transmission à votre expert-comptable, mais la saisie comptable elle-même n'est pas dans le périmètre de l'application.
Le PDF : mentions légales et présentation
Chaque devis et chaque facture peut être exporté en PDF directement depuis l'application. Le PDF inclut automatiquement les mentions légales obligatoires : vos coordonnées complètes (nom, adresse, SIRET, forme juridique), les coordonnées du client, la TVA le cas échéant, les conditions de paiement, et les pénalités de retard.
La présentation du document reprend les couleurs et le logo de votre atelier (configurable dans les Paramètres). Elle est sobre et professionnelle — pas de mise en page elaborate, mais un document propre que vous n'aurez pas honte d'envoyer à un client professionnel.
La facturation électronique 2026 : Factur-X
Depuis 2026, les échanges entre professionnels (B2B) sont progressivement soumis à l'obligation de facturation électronique en France. Le format retenu est Factur-X, qui embarque des données structurées dans un PDF — un format lisible par l'humain ET exploitable par un logiciel de comptabilité.
JDB Galaxy génère des PDF Factur-X pour les factures clients professionnels. Concrètement, ça signifie que lorsque vous envoyez une facture à un client professionnel, il peut l'importer directement dans son logiciel de comptabilité sans ressaisie. Et que vous êtes conforme à la réglementation.
Pour les détails sur la mise en conformité et les dates d'obligation, consultez notre série complète sur la facturation électronique 2026.
Module Devis/Factures = flux devis → commande → facture sans ressaisie, numérotation automatique conforme, suivi des paiements avec échéances, relances en un clic, PDF avec mentions légales, et génération Factur-X pour la conformité 2026. Pas un logiciel comptable — un outil de gestion commerciale.
Commencez par configurer vos informations légales dans les Paramètres (SIRET, adresse, logo, format de numérotation). Puis créez votre premier devis pour un client test. Vérifiez que le PDF généré contient toutes les mentions légales et ressemble à ce que vous voulez envoyer. Une fois satisfait, vous êtes prêt pour la vraie vie.