Le carnet clients artisan : bien plus qu'un répertoire, un historique de confiance
Je me souviens d'une cliente qui m'avait commandé une plaque de porte en janvier 2025. Douze mois plus tard, elle revient pour commander des étiquettes pour ses produits artisanaux. Elle me dit : « vous vous souvenez, j'avais choisi la police arrondie la dernière fois, je voudrais la même ».
Sans notes quelque part, je n'aurais pas su. Avec le module Clients de JDB Galaxy, j'ouvre sa fiche, je vois la commande de janvier, la police utilisée, la finition choisie, le prix convenu. Je lui dis « bien sûr, la Nunito semi-bold, finition mate, c'est noté ». Elle sourit. Elle avait l'impression d'être reconnue. Parce qu'elle l'était.
La fiche client : tout au même endroit
Chaque client dans JDB Galaxy a une fiche qui centralise ses informations de contact (nom, prénom ou raison sociale, adresse, email, téléphone, SIRET pour les professionnels), mais aussi tout ce qui rend cette relation unique.
La fiche client comporte un champ de notes libres où vous pouvez écrire tout ce qui est utile mais ne rentre dans aucune case standard : préférences stylistiques, contraintes particulières (« allergique au nickel — pas de finition argentée »), contexte (« achète surtout pour offrir, jamais pour elle »), ou simplement ce que vous avez appris lors de vos échanges. Ces informations appartiennent à votre relation commerciale — elles ne sont partagées nulle part et restent dans votre app.
J'ai un client professionnel, gérant d'un hôtel, qui commande régulièrement des plaques de numérotation pour ses chambres. Dans sa fiche, j'ai noté : « commandes par lots de 10–20, délai idéal 10 jours, préfère les factures en fin de mois groupées, format alu brossé uniquement ». Quand il rappelle, je suis opérationnel en 30 secondes.
L'historique des commandes
Sous les informations de contact, la fiche client affiche automatiquement toutes les commandes passées par ce client — liées au module Projets. Vous voyez d'un coup d'œil : date de la première commande, nombre total de commandes, montant cumulé, et les projets les plus récents avec leur statut.
Cet historique est précieux à plusieurs titres. Il vous permet de reconnaître vos meilleurs clients (ceux qui reviennent régulièrement et pour des montants importants) et de leur accorder l'attention qu'ils méritent. Il vous permet aussi de retrouver rapidement un projet passé quand un client pose une question sur une ancienne commande.
Si vous avez des tarifs différents selon les clients (remise fidélité, tarif professionnel, tarif association), vous pouvez le noter dans la fiche. Ce n'est pas un système de tarification automatisé — c'est une note visible quand vous créez un devis pour ce client.
La recherche et les filtres
Avec le temps, votre base clients grossit. La recherche dans le module Clients fonctionne sur le nom, le prénom, la raison sociale, l'email et le téléphone. Tapez les trois premières lettres d'un nom, la fiche apparaît. Pas besoin de se souvenir de l'orthographe exacte.
Des filtres permettent de segmenter : clients particuliers / clients professionnels, clients actifs (commande dans les 12 derniers mois) / clients inactifs, clients avec factures en attente de paiement. Cette dernière vue est particulièrement utile pour les relances : plutôt que de parcourir toutes vos factures, vous filtrez directement sur les clients qui ont un solde ouvert.
Créez un tag « Fidèle » ou « VIP » pour vos clients les plus réguliers. Filtrez sur ce tag avant les périodes importantes (Noël, fêtes locales, marchés de printemps) pour envoyer un message personnalisé ou une offre de pré-commande. Un geste simple, mais qui crée une vraie différence.
Les templates de messages clients
Une partie souvent sous-estimée de la gestion client, c'est la communication. Confirmation de commande, demande de validation de maquette, notification de livraison, relance de paiement — ces messages se répètent et prennent du temps à rédiger si vous les écrivez à chaque fois depuis zéro.
JDB Galaxy propose des templates de messages configurables dans les Paramètres. Vous définissez des modèles avec des variables (nom du client, désignation de la commande, date de livraison, montant) qui se remplissent automatiquement depuis la fiche projet ou client. Vous choisissez le template, vous l'ajustez si nécessaire, vous copiez ou envoyez.
Ces templates ne remplacent pas la communication humaine — ils lui donnent une base solide. Le message reste personnalisé parce que vous l'adaptez, mais vous ne partez plus de la page blanche à chaque fois.
Particuliers et professionnels : des fiches adaptées
Les clients particuliers et les clients professionnels n'ont pas les mêmes besoins en termes de fiche. Un particulier, vous avez besoin de son prénom, son nom, son téléphone et son mail. Un client professionnel, vous avez besoin de sa raison sociale, son SIRET, son adresse de facturation (souvent différente de l'adresse de livraison), et parfois le nom de son responsable achats.
JDB Galaxy adapte automatiquement le formulaire de fiche selon que vous créez un client particulier ou professionnel. Les informations spécifiques à la facturation électronique (SIRET, adresse légale) se retrouvent dans la fiche professionnelle et s'utilisent automatiquement lors de la génération des factures Factur-X.
Les données clients que vous collectez (nom, email, téléphone, historique d'achats) sont des données personnelles soumises au RGPD. En tant que professionnel qui collecte ces données, vous avez des obligations : informer vos clients, ne pas conserver les données au-delà du nécessaire, permettre l'accès et la suppression sur demande. Les données dans JDB Galaxy restent sur votre appareil — mais vos obligations légales s'appliquent quand même.
L'import de clients existants
Si vous avez déjà une base clients dans un tableur ou un autre logiciel, JDB Galaxy permet d'importer vos fiches depuis un fichier CSV. Le format d'import accepte les colonnes standard (nom, prénom, email, téléphone, adresse, type particulier/professionnel). Un import initial bien fait vous évite de ressaisir des dizaines de fiches à la main.
Module Clients = fiches centralisées (contact + notes personnelles), historique automatique des commandes, recherche rapide, filtres par type et activité, templates de messages, et adaptation particuliers/professionnels. L'objectif : connaître chaque client aussi bien après 3 ans qu'après 3 jours.
Créez les fiches de vos 10 à 20 clients les plus actifs. Renseignez a minima le nom, le mode de contact préféré et une note sur leurs préférences ou l'historique important. Si vous avez un tableur existant, tentez l'import CSV. La base clients se complète naturellement au fil des nouvelles commandes.